Offentlig og kvalitetssikret
aaaHold Ctrl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Erfaringer med digitale møteplasser

Hvert år når søknadsfristen til videregående utdanning nærmer seg, øker behovet for veiledning. Da sitter eVeilederne i danske eVejledning klare på chat og svarer på spørsmål om opptak fra mellom 20 og 50 personer - samtidig.
Anja Møller Pedersen
Anja Møller Pedersen
eVejledning
Opprettet 13. mars 2019, oppdatert 14. mars 2019

Også tidligere i søknadsperioden til videregående opplæring har eVejledning digitale opplegg med generell informasjon om søknadsprosessen, men rett før fristen er det ekstra mange som har spørsmål de trenger svar på.

Webinarer

I 2012 begynte vi i danske eVejledning å bruke webinarer. Opp mot søknadsfristene hadde vi svært mange spørsmål på telefon og chat om de samme temaene, og vi begynte å tenke på hvordan vi kunne avlaste den individuelle veiledningen og gi veisøkerne rask og oversiktlig hjelp. Vi brukte allerede webinarer til interne møter, og inspirert av gode erfaringer utarbeidet vi to ulike digitale møteplasser: livechat og digitale opplegg. Senere har vi også utviklet det vi kaller digitale workshops, der deltakerne har en mer aktiv rolle.

Det å kunne veilede mange samtidig gir en mulighet til å høyne servicenivået i perioder med stor pågang, men enda viktigere er det at dette skaper allmengjøring, «tiltideværelse» og overblikk for veisøkerne. De setter pris på å ha de digitale møteplassene, og vurderer dem svært positivt:

«Det er helt supert å ha disse eVeiledningene slik at man kan se veilederen, fordi jeg føler at det gir en form for ’relasjon’. Og at veilederen viste til optagelse.dk, slik at det var lettere å forstå. I tillegg var hun veldig god til å svare på spørsmålene og utdype dem for å gi bedre forståelse.»  (Deltaker i livechat)

Skjermbilde av webinar, eVejledning
Skjermbilde av webinar, eVejledning (anonymisert)

 

Livechat

Livechatten er et digitalt rom, der de som søker på videregående utdanninger kan få veiledning sammen med andre i samme situasjon. På Livechatten filmes en veileder i sanntid, mens veisøkerne kan delta skriftlig med spørsmål i et felles chattefelt. På denne måten blir veiledningsrommet et virtuelt møtested.

Livechatten er tilgjengelig fra kl. 09.00 til 21.00 i forkant av søknadsfristene til videregående utdanning. eVeilederen tar utgangspunkt i veisøkernes spørsmål, og Livechatten blir på denne måten svært dynamisk. En veileder er til stede hele dagen (på skift), og veisøkerne kan komme inn i rommet og bli der til de har fått svar på spørsmålene sine, eller bli værende til søknadene deres er ferdig utfylt.

Digitale opplegg

Digitale opplegg med bestemte tema er en annen form for kollektiv veiledning på nett som eVejledning har benyttet med stort hell. Vi tilbyr for eksempel opplegg om planlegging av friår, søking til videregående utdanninger og om hvordan man skriver motivasjonsbrev. De digitale oppleggene blir annonsert for et bestemt tidspunkt, for eksempel kl. 20.00 til 21.00. Vi forventer at deltakerne er tilstede i dette tidsrommet. Her filmes også veilederen i sanntid, og vi starter med en PowerPoint-presentasjon. Deltakerne har mulighet til å kommentere og stille spørsmål i et felles chattefelt, enten underveis i opplegget eller i en spørrerunde etterpå.

Digitale workshops

I de siste søknadsrundene har vi, i forlengelsen av det digitale opplegget om å skrive motivasjonsbrev, invitert deltakerne til digitale workshops. Her oppfordrer vi dem til å være mer aktive og utfordre hverandre og gi hverandre tilbakemeldinger.

I de digitale workshopene er eVeilederen fortsatt i det digitale rommet, men med en funksjon som moderator, og ikke som foredragsholder. Hun eller han kommer med innspill, for eksempel i form av spørsmål som «Hva er en god innledning på et motivasjonsbrev»? Deltakerne kommer med skriftlige kommentarer i den felles chatten, og får mulighet til å dele sine tanker, komme med helt konkrete eksempler på tekst fra sine egne søknader og få skriftlig tilbakemelding fra de andre deltakerne.

Motivasjonsbrev som tema

En del av de videregående skolene i Danmark bedømmer søkerne blant annet ut fra deres skriftlige motivasjonsbrev, der søkeren presenterer seg selv og sine erfaringer, satt opp mot den utdannelsen det er snakk om. Dette er en vanskelig sjanger, og i den individuelle veiledningen får vi svært mange spørsmål om hvordan man skriver et slikt motivasjonsbrev.

Det finnes ingen fasitsvar på hvordan et godt motivasjonsbrev ser ut, og utdanningsinstitusjonene har ulike krav og forventninger. I de Digitale oppleggene kan veilederen presentere generelle prinsipper og råd, men vi opplevde at søkerne etterspurte noe mer konkret hva gjelder deres egen søknad. Dette har vi mulighet til å tilby i Digitale workshops.

Deltakerne sier at de setter pris på de tilbakemeldingene de får i workshopene. Det varierer hvor langt de er kommet i skriveprosessen når de deltar, og det er mange som har kommet tilbake flere ganger for å få flere tilbakemeldinger etter hvert som de har kommet videre i prosessen.

Hvorfor kollektive veiledningsformer på nett?

Men hvorfor bruke kollektiv veiledning på nett? Ett svar handler om ressurser. De kollektive formene for veiledning gjør det mulig for oss å tilby veiledning til mange på én gang og gi et høyere servicenivå i spesielt travle perioder rundt.

Ikke minst gir bruken av webinar som kanal oss mulighet til å arbeide med den alminneliggjøringen som er et sentralt element i veiledning av grupper, slik Thomsen, Buhl og Skovhus fremhever i sin bok om veiledning av fellesskap og grupper.

Gjennom de andres spørsmål, kommentarer og tilbakemeldinger blir det tydelig at det finnes andre som står i samme situasjon og har de samme spørsmålene og tankene som en selv. Potensielt kan webinaret gjøre valg- og søknadsprosessen mindre ensom, og dette er en kvalitet som den individuelle veiledningen ikke gir samme rom for.

«Tiltideværelse»

Søren Schultz Hansen beskriver de unge i dag som digitale innfødte. Deres bruk av digitale medier og det at de hele tiden er aktive på sosiale media har erstattet behovet for tilstedeværelse med det han kaller for «tiltideværelse». Med sine lange åpningstider tilbyr chatten nettopp en slik «tiltideværelse». Den er synkron, og veisøkerne kan logge på når det passer dem, uansett hvor de befinner seg. De opplever også at gruppeveiledningen på nett er personlig og nærværende.

Enkel oversikt

Rent teknisk gir webinarformen en mulighet for at veilederen kan dele sin egen skjerm og gi visuell støtte til sine poenger. I Digitale opplegg kan dette være en PowerPoint-presentasjon, mens Livechat gir mulighet til å vise søknadsprosessen direkte på nettsiden Optagelse.dk, eller til å vise opptakskrav og vurderingskriterier på utdanningsinstitusjonenes nettsider. Alt dette er med på å gi veisøkeren et enkelt og oversiktlig overblikk.

E-læring som inspirasjon

Den engelske professoren Gilly Salmon har siden starten av 2000-tallet arbeidet med e-læring og det hun betegner som «e-tivities». Hennes femtrinns modell tar utgangspunkt i lengre e-læringsforløp, men vi har brukt modellen som inspirasjon for veiledning gjennom webinarer. De enkelte trinnene i Salmons modell er delt inn i oppgaver for moderatoren, eller i vårt tilfelle veilederen, og for den teknisk ansvarlige.

Figur: 5-trinnsmodellen
Lisens: 
All rights reserved.

Velkommen og aktivering av deltakerne

På trinn én, «Access and motivation», handler det om at deltakerne også får det tekniske til å fungere, noe som er et sentralt element. Vi har gode erfaringer med påmelding til digitale møter og workshoper, slik at vi blant annet kan sende informasjon om det tekniske og oppfordre deltakerne til å prøve å logge seg inn på forhånd for å teste om alt fungerer. Veiledernes oppgave på trinn én er å være klar i god tid og ta imot deltakerne, helst med navn. I Livechatten, der deltakerne kommer inn løpende, har vi fortsatt som mål å ønske alle deltakere velkommen, men når det er travelt hender det at dette blir en samlet velkomst til de sist ankomne.

Neste trinn i Salmons modell er «online socialization». I de digitale møtene og workshopene oppfordrer vi deltakerne til å presentere seg og skrive kort om eksempelvis hvilken utdanning de planlegger å søke på. De blir dermed umiddelbart aktive, og gir samtidig veilederen et inntrykk av hvem hun snakker med.

Formidling og konstruksjon av kunnskap

På trinn tre, «Information exchange», er formidlingen av stoffet den sentrale oppgaven for veilederen. Ideelt sett aktiverer hun samtidig deltakerne, slik at stoffet føles relevant for den enkelte. I Digitale opplegg har vi for eksempel oppfordret deltakerne til å stille spørsmål underveis, eller brukt de utdanningene de har nevnt innledningsvis som eksempler når vi viser informasjon fra utdanningsinstitusjonenes nettsider.

På fjerde trinn, «Knowledge construction» skaper deltakerne i fellesskap ny kunnskap. Salmon anbefaler at moderatoren/veilederen trekker seg litt tilbake og overlater styringen til en deltaker. Vi har likevel opplevd det som nyttig at veilederen tilrettelegger prosessen og stiller gode, involverende spørsmål, eller det Salmon et annet sted kaller «sparks».

På femte trinn, «Development», er målet å skape refleksjon og gi deltakerne mulighet til å arbeide videre med den nye kunnskapen og de nye ideene. Salmons modell tar som nevnt utgangspunkt i en prosess over tid. I vår sammenheng, der vi i utgangspunktet møter deltakerne bare én enkelt gang, kan vi hjelpe til med å skape refleksjon, men deltakerne må selv ta ansvar for den videre utviklingen.

Informasjonsformidling og allmenngjøring

Den kollektive veiledning på nett balanserer mellom informasjonsformidling og allmengjøring. Den gir ikke nødvendigvis veiledning i å treffe valg, men gir veisøker overblikk over situasjonen og viser for eksempel hvordan opptakssystemet til videregående opplæring fungerer. Veisøkerne får bekreftet eller avkreftet sin usikkerhet på om de har en riktig forståelse av hvordan ting henger sammen.

Veilederen deltar som ekspert eller moderator (eller en blanding), og veisøkerne blir invitert inn og føler seg sett, hørt og forstått i det digitale møtet. Når de ser at det finnes andre som er i samme situasjon som dem selv, opplever de at deres situasjon blir allmenngjort.

Veiledningen er «tiltideværende». Veisøkerne opplever den som attraktiv, at tilbudet er tilpasset den situasjonen de er i, og at veiledningen er tilgjengelig når de har behov for det. De sier også at fordi veiledningen foregår synkront, er det lettere å huske den informasjonen og kunnskapen de har fått.

Referanser

Hansen, S. S. (2011). Årgang 2013 - Socialliv og samvær i entid med nye medier. København: Informations Forlag. 

Nielsen, L. M. (2013). Interaktive Webinarer. CELM – Center for e-læring og medier. VIA University College, www.viauc.dk/celm  - https://www.ucviden.dk/portal/files/21340576/Interaktive_webinarer_rapport.pdf

Salmon, G. (2000) Five Stage Model, https://www.gillysalmon.com/

Thomsen, R., Buhl, R. & Skovhus, R. B. (2013). At vejlede i fællesskaber og grupper. Valby: Schultz.

Del denne siden

Creative Commons Licence

Dette verket er lisensiert under en Creative Commons-lisens (CC BY-NC-ND).

  • Figur: digitalt møte
    ScanStock Photo/Gualtiero Boffi All rights reserved.

Hva er et webinar?

Webinar står for ‘web + seminar’. Et webinar er et seminar eller møte der man deltar over internett i stedet for å møte opp på en fysisk adresse. Webinarer kalles også digitale møter. Foredragsholderen gir sin presentasjon på internett via sin egen skjerm, og man ser på eller lytter til det fra en PC eller nettbrett/mobiltelefon.

Underveis eller etter presentasjonen kan man stille spørsmål til foredragsholderen skriftlig via en chat, og det kan også gis mulighet for å chatte med andre deltakere.

Det finnes ulike typer programvare man kan bruke, og «møterommet» kan bygges opp på forskjellige måter. Det kan enten understøtte foredragsformen, eller man kan la chattefeltet fylle mer av skjermen. Det siste er praktisk når eVejledning arrangerer Livechat, der det er deltakernes spørsmål som er det styrende elementet.

eVejledning har laget en liten introduksjon til webinarer/digitale møter:

Digitale møte, e-veilening tekstet

Tips til egen utprøving

Som med andre typer veiledningsopplegg gjelder det å kjenne sin målgruppe når man skal fastsette et innhold. Det neste skrittet når det gjelder gruppeveiledning på nett handler om å bestemme seg for en kanal. Hvilken programvare har du mulighet til å bruke? eVejledning bruker Adobe Connect, men det finnes også en rekke andre muligheter. I tillegg til programvaren må webkameraet og mikrofonen være i orden. Vi opplever at deltakerne setter pris på å kunne se veilederen, mens veilederen på sin side må venne seg til å snakke til en gruppe hun ikke kan se.

Å trene sammen
Når det tekniske er på plass, er det en god idé å trene sammen, slik at dere som veiledere blir fortrolige med webinar som medium før veisøkere inviteres inn i det virtuelle møterommet. Når dere starter med gruppeveiledning på nett kan det også (i hvert fall til å begynne med) anbefales å ha to veiledere til stede. Slik kan den ene ha fokus på innholdet, mens den andre har ansvaret for at det tekniske fungerer.