Vår veilederhverdag på hjemmekontor

1. Hvordan påvirker korona-situasjonen din arbeidshverdag?

Brit Flatås, karriereveileder ved Karrieresenteret i Trøndelag: Arbeidsdagen er helt klart endret. De to første ukene ble litt roligere, med mindre pågang av spørsmål om individuelle veiledninger. I tillegg fikk vi tidlig forbud mot direkte fysiske møter med veisøkere, og det føltes i starten som et stort savn.

Tone Erdal, rådgiver på Flora videregående skole: Jeg jobber mest hjemmefra, og det meste av kommunikasjonen med elever og kolleger foregår via Teams. Jeg er på jobb i samme tidsramme som før, men det kan nok være jeg svarer mer på kveldstid på meldinger fra elevene nå.

Jeg har hatt en bratt læringskurve på digitale ferdigheter etter at koronaen slo til!

Tove Solem, veileder Nav Hallingdal: Koronasituasjonen påvirker hverdagen min mest i form av at jeg har hjemmekontor og ikke lenger ser kollegene mine daglig slik jeg er vant med.

Idar Nestaas, karriereveileder i Sammen Karriere, Studentsamskipnaden på Vestlandet: Først og fremst savner jeg det sosiale. Arbeidshverdagen ellers er identisk. Å jobbe fra hjemmekontor fungere godt. Jeg begynner tidlig og har laget meg gode rutiner. Jeg har avtaler og møter med kolleger og studenter, som før. Den eneste forskjellen er at jeg ikke får den sosiale omgangen med kolleger.

2. Hvordan påvirker dagens situasjon hvordan du veileder?

Brit Flatås, Karrieresenteret i Trøndelag: Vi har nå kun veiledninger via Skype, telefon og e-post. I tillegg bruker vi Teams og Zoom, da spesielt til møter. Selv synes jeg Skype er en grei måte å gjennomføre veiledninger på. Det å ha et ansikt å forholde seg til gir en ekstra dimensjon i veiledningen. Det å ha mulighet for å dele skjerm opplever jeg som både nyttig og effektivt.

Jeg bruker gjerne litt ekstra tid i starten på samtalen for å få alt «opp å gå». Hvis veisøkere foretrekker telefon, fungerer det også fint, men da må man ofte bygge opp veiledningene litt annerledes. Jeg føler at jeg får gjort det meste via Skype, men «tegne og forklare»-dimensjonen er jo borte.

Tone Erdal, Flora vgs.: Før korona sendte jeg også ofte spørsmål via chat på Teams, og avtalte en tid elevene kunne komme innom kontoret for en samtale. Nå gjør jeg det samme, men avtaler å ringe dem i videomøte eller på telefon. Utfordringen nå er om jeg ikke får svar på chat. I normalsituasjonen banker jeg på i klasserommet og spør etter dem, eller ber en lærer sende dem til meg, avhengig av om jeg tror eleven synes det er greit å bli spurt etter eller ikke.

Tove Solem, Nav: Det som påvirkes mest er at all brukerkontakt nå skjer digitalt eller via telefon. Det jeg ikke får gjort som vanlig er å avholde dialogmøter med bruker, arbeidsgiver og lege. Alle disse blir avlyste.

Idar Nestaas, Sammen Karriere: Vi er jo vant til veiledning ansikt til ansikt. I videomøter er ulempen for eksempel at man ikke ser kroppsspråket på samme måte. Vi veileder også på telefon, men videomøter fungerer bedre.

3. Er det noe som er spesielt utfordrende i jobben din når du må jobbe fra hjemmekontor?

Brit Flatås, Karrieresenteret i Trøndelag: Det å finne ro og ikke minst et rom uten forstyrrelse er ofte en utfordring, da vi er mange i huset som skal være hjemme. Med hensyn til taushetsbelagte opplysninger må jeg finne et lukket rom, med god nok nettforbindelse.

Av og til blir det litt stakkato i lyd og bilde, men de aller fleste er forståelsesfulle overfor situasjonen. Veisøkerne er takknemlige over at det fremdeles er muligheter for gratis hjelp og bistand, selv om vi i dag ikke har anledning til fysiske møter.

Tone Erdal, Flora vgs.: Det er spesielt utfordrende når man er avhengig av å få svar fra en tredjepart før man vet hvordan man skal hjelpe en elev. Det kan bli en del fram og tilbake-spørsmål, og det kan være mer krevende nå å framhente rett dokumentasjon. Det kan være for eksempel ved flytting i forbindelse med skoleplass i nytt fylke, der det er ulike regler i ulike fylker.

Kommunikasjon med elever er enklere i fysiske møter. Man skal ikke undervurdere kroppsspråk og muligheten for å tegne og skrive på et ark i tillegg til å snakke. Hvis eleven har begrensede norskkunnskaper, er det ekstra krevende å ikke møtes fysisk.

Tove Solem, Nav: Det som er utfordrende er at jeg ikke ser kollegene mine daglig og at jeg ikke kan avholde dialogmøter. Utover dette har jeg tatt med skjerm og tastatur fra jobben, så det tekniske er akkurat som jeg er vant til.

Idar Nestaas, Sammen Karriere: En utfordring er at det kan være mange veiledninger på telefon. De som ringer oss er ofte ute etter faktaopplysninger, for eksempel søknadsfrister. 

En annen utfordring kan være at man må sende over materiell på mail, som studenten selv må fylle ut. I veiledningen på kontoret jobber studenten med materiellet slik at vi kan finne veien for han eller henne sammen.

4. Hvordan har det fungert hittil å veilede digitalt? Hvilke verktøy bruker dere eventuelt i veiledningen? 

Brit Flatås, Karrieresenteret i Trøndelag: Skype og telefon er de to mest brukte i veiledningssamtaler, gjerne kombinert med e-post hvor jeg for eksempel sender over linker til informasjonen vi berører i samtalen. Ellers bruker vi Zoom og Teams på møter. Jeg har også sertifisering for ulike karriereveiledningsverktøy, som kan brukes dersom det skulle være behov for interessekartlegging.

Tone Erdal, Flora vgs.: Digital veiledning har gått bedre enn jeg trodde. Med Teams kan jeg og elevene dele skjerm med hverandre, og om nødvendig kan jeg også ta kontroll over deres skjerm.

Flere av elevene søkte på høgskole eller universitet mens vi satt i videomøter og så på ulike alternativ. Mange elever ba også om jeg kunne se over det de hadde søkt på i Samordna opptak. Teams var super å bruke til dette.

Når skolen stengte, laget jeg et spørreskjema i Forms til Vg3-elevene. Jeg ba dem om å svare på blant annet hvilke planer de hadde neste skoleår, og om de ønsket at en rådgiver skulle ta kontakt med dem. De som ønsket kontakt, avtalte jeg videomøte med via Teams.

Utfordringen her var at ikke alle svarte på undersøkelsen. Det var også noen som tok kontakt selv om de ikke hadde svart på skjemaet.

Her er et klipp fra svarene i skjemaet: 

Tove Solem, Nav: Det har fungert greit å veilede digitalt. Jeg jobber med sykmeldte, både sykefraværsoppfølging og personer på arbeidsavklaringspenger. De har ikke hatt veldig mange spørsmål. Alle mine brukere har nummeret til min jobbmobil, men også her har det vært lite pågang.

Idar Nestaas, Sammen Karriere: Vi har samme type refleksjonsspørsmål som før, og den samme evalueringen av veiledningen (etter veiledningen får studentene et evalueringsskjema de skal svare på). Det er ikke noen forskjell på evalueringene. Vi får gode tilbakemeldinger og studentene virker fornøyde.

Kompetansekartleggingen foregår også som vanlig. Det som er litt overraskende er at vi aldri har hatt så mye veiledning som nå i det siste. Vi har hatt stor pågang de to siste månedene. Dette skyldes nok at det har vært en jevn pågang hele tiden.

5. Hvordan ivaretar dere det faglige og sosiale miljøet på arbeidsplassen? 

Brit Flatås, Karrieresenteret i Trøndelag: Vi har jevnlig uformelle, digitale kaffemøter, både 15-minuttersmøter, eller noen på 30 minutter kombinert med korte casedrøftinger, for alle som har tid der og da.

Vi er jo spredt over tre ulike lokasjoner i Trøndelag, med kontorer i Namsos, Verdal og Trondheim. Det innebærer at vi er godt vant til digitale plattformer for samhandling. Men jeg savner virkelig å ha fysiske møter med gode kollegaer. Jeg ser frem til den dagen vi kan møtes med et godt håndtrykk og et varmende smil til både hverandre og våre veisøkere.  

Tove Solem, Nav: Vi ivaretar det faglige og sosiale miljøet gjennom daglige teammøter og vi har også kontormøte på teams. Det fungerte greit og vil holdes hver 14. dag som normalt fremover.

Tone Erdal, Flora vgs.: Vi har videomøte i sos.ped.-teamet minst én gang i uka, der vi diskuterer tiltak og oppfølging av enkeltelever. Vi deltar også på «klassemøte» med lærere. Ellers er vi på chat, videomøte eller telefon med kontaktlærer. De som er fysisk på jobb har lunsj sammen, og sitter da i hver sin sofa.

Idar Nestaas, Sammen Karriere: Faglig og sosialt fungerer dette godt. Vi deler erfaringer med hverandre, og vi har digitale lunsjer og fredagsquiz. Alt i alt synes jeg dette fungerer overraskende godt. Det er «learning by doing»!